Política de tratamiento de datos personales

1 Introducción

Ingeniarq & Co, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes y complementarias, ha adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplicable a todos los datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de nuestra organización.

Esta política tiene como objetivo garantizar la protección del derecho fundamental de Habeas Data y la privacidad de todas las personas naturales cuyos datos personales sean tratados por nuestra empresa en desarrollo de nuestras actividades comerciales de arquitectura, ingeniería civil y servicios relacionados.

2 Marco legal Colombiano

El tratamiento de datos personales en Colombia se encuentra regulado por un marco normativo específico que garantiza la protección del derecho fundamental de Habeas Data:

Principios rectores

Nuestro tratamiento de datos personales se fundamenta en los siguientes principios establecidos en la normativa colombiana:

• Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a las disposiciones vigentes y aplicables.
• Finalidad: Los datos se recopilan con finalidades específicas, explícitas y legítimas.
• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Garantizamos el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales.
• Acceso y Circulación restringida: Los datos solo son accesibles para las personas autorizadas.
• Seguridad: Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

3 Identificación del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

4 Datos personales recopilados

En desarrollo de nuestras actividades comerciales, podemos recopilar las siguientes categorías de datos personales:

Datos de Identificación

• Nombre completo
• Número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte)
• Fecha y lugar de nacimiento
• Fotografía y/o firma
• Nacionalidad

Datos de contacto

• Dirección física y/o de correspondencia
• Teléfono fijo y/o celular
• Correo electrónico
• Ciudad y departamento de residencia

Datos del proyecto

• Información sobre el proyecto de construcción o diseño
• Ubicación del inmueble o terreno
• Presupuesto estimado
• Planos, diseños y documentación técnica
• Permisos y licencias de construcción

Datos financieros y transaccionales

• Información de facturación
• Datos bancarios para pagos
• Historial de transacciones
• Información crediticia (cuando aplique)

Datos profesionales

• Profesión u ocupación
• Empresa donde labora
• Cargo o posición

5 Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados serán utilizados para las siguientes finalidades específicas, expresas y legítimas:

Finalidades Principales

• Prestación de servicios: Diseñar, desarrollar y ejecutar proyectos de arquitectura, ingeniería civil y servicios relacionados según las especificaciones acordadas.
• Gestión contractual: Celebrar, ejecutar y gestionar contratos de servicios profesionales.
• Comunicación: Mantener contacto sobre el progreso de proyectos, enviar notificaciones, responder consultas y brindar soporte técnico.
• Facturación y pagos: Generar facturas, recibos y gestionar los pagos correspondientes a nuestros servicios.
• Cumplimiento legal: Cumplir con obligaciones legales, regulatorias y contractuales, incluyendo requerimientos de autoridades municipales, distritales y nacionales.

Finalidades secundarias

• Marketing y publicidad: Enviar información sobre nuevos servicios, promociones y novedades de la empresa (con su consentimiento previo).
• Estudios estadísticos: Realizar análisis estadísticos y estudios de mercado de manera agregada y anonimizada.
• Mejora de servicios: Evaluar la calidad de nuestros servicios y desarrollar mejoras.
• Gestión de proveedores: Administrar la relación con proveedores y contratistas que participan en nuestros proyectos.
• Seguridad: Proteger la seguridad de nuestras instalaciones, sistemas de información y prevenir fraudes.

6 Derechos del titular de los datos

Como titular de los datos personales, la legislación colombiana le otorga los siguientes derechos fundamentales:

7 Procedimiento para ejercer sus derechos

Para ejercer sus derechos como titular de datos personales, puede seguir el siguiente procedimiento conforme al artículo 15 del Decreto 1377 de 2013:

Consultas

Usted tiene derecho a consultar de forma gratuita sus datos personales que reposan en nuestras bases de datos. Para ello debe:

• Dirigir su solicitud a través de los canales de contacto indicados al final de esta política
• Identificarse plenamente indicando nombre completo y número de documento de identidad
• Describir de manera clara y precisa los datos que desea consultar

Plazo de respuesta: Responderemos su consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible atender la consulta dentro de dicho término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Si considera que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, puede presentar un reclamo que debe contener:

• Identificación del Titular (nombre completo, documento de identidad, dirección física o electrónica y teléfono de contacto)
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Indicación clara y precisa de los datos respecto de los cuales se solicita la rectificación, actualización o supresión
• Documentos que soporten la solicitud (si aplica)

Plazo de respuesta: El término máximo para atender su reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8 Medidas de seguridad

En cumplimiento del principio de seguridad establecido en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012, hemos adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento:

Notificación de brechas de seguridad

En caso de presentarse una violación de seguridad que afecte de manera significativa los derechos patrimoniales o morales de los Titulares, comunicaremos la situación de manera inmediata a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados, conforme lo establece el artículo 18 del Decreto 1377 de 2013.

9 Transferencia y transmisión internacional de datos

Conforme al Título VIII de la Ley 1581 de 2012, podemos realizar transferencias y transmisiones internacionales de datos personales bajo las siguientes condiciones:

Transferencias Nacionales

Podemos compartir sus datos personales dentro del territorio colombiano con:

• Proveedores de servicios: Contratistas, subcontratistas y especialistas técnicos que participan en nuestros proyectos.
• Autoridades: Entidades gubernamentales, municipales y distritales para la obtención de permisos y licencias.
• Entidades financieras: Bancos y procesadores de pago para la gestión de transacciones.
• Aseguradoras: Compañías de seguros en caso de siniestros o reclamaciones.

Transferencias internacionales

Solo realizaremos transferencias internacionales de datos cuando:

• El país receptor tenga un nivel adecuado de protección de datos
• Se cuente con su consentimiento previo, expreso e informado
• Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable
• Se realice para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial

10 Vigencia y actualizaciones

Esta política de tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que usted otorga su autorización para el tratamiento de sus datos y permanecerá vigente durante todo el tiempo que mantengamos una relación comercial y posteriormente durante el término necesario para cumplir con las obligaciones legales aplicables.

Conservación de datos

Los datos personales serán conservados por el tiempo que sea necesario para:

• Cumplir con las finalidades del tratamiento para las cuales fueron recopilados
• Cumplir con obligaciones legales, tributarias y contables (mínimo 10 años según legislación tributaria colombiana)
• Atender requerimientos de autoridades competentes
• Ejercer o defender derechos en procesos judiciales o administrativos

Modificaciones a la política

Nos reservamos el derecho de modificar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios legislativos, jurisprudenciales o en nuestras prácticas comerciales. Cualquier modificación será comunicada a través de nuestro sitio web y/o mediante correo electrónico con al menos diez (10) días hábiles de anticipación a su entrada en vigencia.